Geri Bildirim Verenlerin de Alanların da Bilmesi Gereken 8 Kavram – Selim Geçit

Çalışan Performansı Neredeyse Tamamen Çalışan İle Yöneten Arasındaki İletişimin Kalitesi İle İlgilidir.

(bkz, Gallup “engagement” araştırması)

3 Bölümden oluşan bu yazıda, (1) geri bildirim kavramının hayatımıza nasıl girdiğini ve neden ömür boyunca ihtiyaç duyduğumuz bir “alışkanlığa” döndüğünü, (2) literatürün “NEDEN GERİ BİLDİRİM?” sorusuna verdiği belli başlı cevapları, ardıdan da (3) geri bildirim kavramına odaklandığımız oturumlar esnasında esnasında üzerinde durduğumuz ve “TEMEL PRENSİPLER” olarak düşünülmesi uygun 8 kritik kavramı literatürden alıntılarla paylaşacağım.

Selim Geçit


GERİBİLDİRM ÜZERİNE

İster formal isterse de informal olsun, bir yöneticinin organizasyon içerisinde çalışanlara  yaptıkları işle ilgili söyledikleri (ya da sözsüz iletişimle belli ettikleri) her şey “geri bildirim” olarak düşünülmelidir.

(Örgütsel Davranış – S.P Robbins, T.A Judge – sf 571,572)

Pek çok yönetici için iş görenlere performans geri bildirimi sağlamak kadar tatsız olan çok az iş vardır.

Aslında bir örgüt politikası ve denetim baskısı yoksa yöneticiler bu sorumluluktan kaçma eğilimindedirler.

1) GERİ BİLDİRİM İLE İLGİLİ TUTUMUMUZUN KÖKENLERİ

İLK GERİ BİLDİRİMLER

Tüm kalbimizle inandığımız anne babalarımızdan geri bildirim alarak tanışırız bu kavramla

Kimi geri bildirim çok beceriksizce verilmiş kırıcı, gereksiz kıyaslamalar ve kritiklerdir.

Nadiren de akılcı şefkatli, anlayışlı rehberlik edici, düşünmemizi sağlayan sözler

  • “Sence ellerimiz amcaların dükkanlarının vitrinine sürersek ne olur ? Onlar işlerini bırakıp camları silmek zorunda kalırlar değil mi ?”
  • “Dün hızlı hızlı koşarken ne olmuştu hatırlıyor musun? Canın yanmıştı değil mi?  Ben de çok üzülmüştüm, daha dikkatli olursak canımız acımaz, uf olmaz değil mi ?”

Başka bir gerçeğin olmadığı dünyamızda, anne babalarımızın bizle kurdukları iletişim tamamen doğrudur bizim için.

Sonra bir gün gelir ve bu yorumların ne  denli yaralayıcı olduğunu fark ederiz. Artık GERİ BİLDİRİM kavramına şüpheyle bakmaya başlamışızdır bile.

İş dünyasında, yöneticilerimizden aldığımız geri bildirimlerle anne babamızdan aldığımız geribildirimler birbirini çağrıştırmaya başladığı anda GERİ BİLDİRİM İLE İLGİLİ TUTUMUMUZ YERLEŞİR.

BİREYİN ONAYLANMA İHTİYACI

Dünyaya son derece meraklı doğmuş bebek hayatı keşfetmek için durmadan yeni şeyler deneyecektir.

Doğal olarak denediği şeylerin  bir kısmı yanlış  bir kısmı da doğru olacaktır

Bebeklikten çıkıp “ÇOCUK” sayılmaya başladığımız zaman (2 yaş civarı) tanışırız “geri bildirim” olgusuyla.

geri bildirim 2

O yaşlardayken yaptıklarımızla ilgili ilk olumlu geri bildirimleri, gözümüzün içine bakıp gülümseyerek, başlarını “onaylayıcı” şekilde sallayarak verir anne babamız.

Ya da kaşlarını çatıp, kızgın bir tonla  hafifçe azarlayarak olumsuz geri bildirim verirler. (genellikle yaş ilerledikçe olumsuz geri bildirim artar, olumlu geri bildirim azalır)

geri bildirim

Teoride aldığımız geri bildirimler “yanlış” seçimlerimizi azaltacak, doğru ve faydalı seçimler yapabilecek muhakeme yeteneğimizi güçlendirecektir .

Onaylanmak güzeldir, anne babamızın gülümsemesi içimizi ısıtır.

Daha çok anne babamızın onayladıkları şeyleri yapıp, onaylanmayan şeyleri yapmaktan kaçınarak bu çok leziz güven hissini ve sıcaklığı sürdürmeyi hızlıca öğreniriz.

Yıllar içerisinde, toplum içinde kabul görmek, onaylanmak ya da özetle “saygınlık”, kendini güvende hissetmek isteyen birey için en kritik ihtiyaca dönüşür.

SAYGINLIK ve SOSYAL ONAY İHTİYACI

Kendini iyi hissetmek için onaylanmaya alışmış birey, ileride ebeveyn olduğunda da ihtiyaç duyduğu saygınlık ve “sosyal onayı” elde etmek isteyecektir.

“Başkalarının Ne Dediği” öz imajı için en önemli göstergelerden biri olarak yetişmiş birey “sosyal onay” ihtiyacını karşılamak için herkesin gıpta ettiği “USLU bir çocuk yetiştirmenin”, yani başarılı anne baba olmanın önemini fark eder.

(Kimi anne baba sosyal onay ihtiyacını büyük bir servet yaparak, çok saygın bir sanatçı yada başarıları kabul görmüş bir bilim insanı olarak fazlasıyla tatmin edebildiğinden, başkalarının ne dediğini çok daha az önemseyerek aşırı özgür çocuklar yetiştirir. Çocuklarının taşkınlıklarını, “yaramazlıklarını”  gelecekte çok işerine yarayacak “öz-güvenlerinin göstergesi” olarak görür.)

“İyi ebeveynliğin” en belirgin göstergesi de büyütülen çocuğun toplumun sosyal kodlarına ne kadar uyumlu olduğuyla, güzelce söz dinlemesiyle, terbiyeli tavırlarıyla,  yani ne kadar USLU olduğuyla yakından ilgilidir.

İyi anne ya da baba olduğunu, akıllı & uslu çocuk yetiştirmenin en büyük önceliklerinden biri olduğunu alenen göstermek için çok donesi olmayan ebeveynlerimiz “koşma”,”ellerini vitrinlere sürme”, “büyükler varken küçükler konuşmaz”,”terbiyesizlik etme”,”uslu ol” vb. ile yetiştirir bizi.

2) İş Yaşamında Neden Geri Bildirim?

İlk olarak, hemen hemen tüm çalışanlar bazı alanlarda gelişime direnirler, dolayısıyla da yöneticiler olumsuz geri bildirim vermek gerektiğinde yüz yüze gelmekten çekinebilirler .

Bill Gates’in bildirdiğine göre Microsoft, çalışanlarının bilgisayar kullanım deneyimlerini ölçmek için bir proje gerçekleştirmiştir.

“Çalışanların halen kullanmakta oldukları bilgisayarların performanslarını değerlendirmeleri istendiğinde yanıtlar genelde olumlu olmuş. Ancak ikinci, yani başka bir bilgisayarda aynı insanlara ilk kullandıkları bilgisayarı değerlendirmeleri istendiğinde yaklaşımları çok daha eleştirel olmuştur.

Kullanıcıların bir makineden bahsederken bile “duygularını incitmemek” adına ilk bilgisayarlarının “yüzlerine karşı” eleştiri yapmaktan kaçındıkları ortaya çıkmıştır.

(B. Gates, The Road Ahead – New York: Viking, 1995- p. 86.)

İkinci olarak, birçok çalışan “geliştirmeleri gereken” alanlara  değinildiğinde savunma durumuna geçmektedir.

Bu geri bildirimleri performanslarını geliştirmek için bir fırsat olarak görmek yerine, birçok çalışan yöneticilerini suçlamakta, bazıları da suçlamaları başkalarına yönlendirmektedir.

(T. D. Scheumh. ‘it’s l ime to Evaluate Your Work, and All Involved Are Groaning,” Wall Street Journal -November 19, 1996-, p. Al.)

Son olarak, çalışanların kendi performanslarına fazlaca değer biçmeye eğilimli oldukları görülmektedir.

İstatistiki olarak, çalışanların yarısının vasatın altında performans sergilediklerini söylemek mümkündür.

Ancak iş görenler, genellikle kendi performanslarını  100 lük bir skala üzerinden değerlendirmeleri istendiğinde %75’in altında görmedikleri ortaya çıkmıştır.

(R. J. Burke, “Why Performance Appraisal Systems Fail,” Personnel Administration- June 1972, pp. 32-40.)

Yöneticiler olumlu değerlendirmeler yaptıkları zaman bile, çalışanlar bunları yeterince iyi olarak karşılamamaktadırlar.

Bu problemin çözümü, sorunu yok saymak değil yöneticileri yapıcı geri bildirim sürecini yönetme konusunda eğitmektir.

Çalışanlar, değerlendirmeleri adil olarak yapıldığında, samimi ve yapıcı atmosfer sağlandığında mutlu olur, geliştirmesi gereken alanları bilir ve bunları düzeltmek için motive olurlar.

(B. D. Cawley, L. M. Keeping, and P. E, Levy, “Participation in the Performance Appraisal Process and Employee Reactions: A Meta-analytic Review of Field Investigations,” Journal of Applied Psychology, August 1998,)

Kötü bir ruhsal durumda olan bir çalışanın, iyi ruh durumundaki bir çalışana nazaran tavsiye almayı çok daha az isteyeceği aşikârdır.

  • Değerlendirmeler olabildiğince kendine özgü yani spesifik olmalıdır.
  • İnsanların genel olarak iş performansları sorulduğunda kendi performanslarına olduğundan fazla değer vermeleri çok olasıdır, ama geri bildirim spesifik bir alanda olduğunda çok daha fazla objektif olabilmektedirler.
  • Bireyin, bütünsel olarak performansını nasıl artıracağını  bulması, gelişim sürecini planlaması, harekete geçmesi ve nereden başlayacağına karar vermesi zordur. Ancak spesifik alanları geliştirmek için yola çıkmak, harekete geçmek çok daha kolaydır.
  • Ek olarak, geri bildirim süreci bir yargılamadan ziyade bir danışmanlık, rehberlik faaliyeti olarak kurgulanmalıdır. Bununla birlikte çalışanın kendisini değerlemesine izin verildiğinde geri bildirim çok daha kolay kabul edilir ve hızlıca değişim etkisi gösterebilir .

3) Geri bildirimi en iyi şekilde vermenin de almanında evrensel olarak kabul gören temel prensiplerini MasterClass oturumlarında irdeliyoruz, bu sayfada söz konusu  kavramların kaynak dökümanları paylaşıyorum.

KAYNAK DÖKÜMANLAR

1. Geri Bildirim Ne Kadar Önemli ?

Birçok patron, birçok yönetici ödediği maaş ile “yaptığın işi beğeniyorum” mesajı verdiğini düşünüp, bu düşüncesini çalışana yüz yüze vermenin gerektirdiği enerjiyi harcamaktan imtina eder.

Dan Ariely, motivasyon konusunda yaptığı bir araştırmanın sonuçlarını “Bir bireye yaptığı işle ilgili geri bildirim vermemekle , yaptığı işi gözünün önünde parçalayıp çöpe etmak ( bir rapor mesela) performans üzerinde neredeyse aynı etkili yaratıyor” diyerek özetliyor.

2. Yaptığımız İşe Başkalarına Kıyasla Neden Daha Fazla Değer Biçeriz ? Bu Olgu Geri Bildirim Esnasında Neden Önemlidir ?

Çoğunlukla geri bildirimi veren kişi, karşısındakinin  performansını ve sonuçlarını kendisininkilerle kıyaslar ve bu kıyas neredeyse her zaman KENDİNİ DAHA İYİ HİSSETME içgüdüsü ile şekillenir . Geri bildirimi alan kişi ise (kimi zaman) kendi performansını yöneticisininkinde daha yukarda görüyor olduğu için geri bildirim süreci iki tarafın da motivasyonunu olumsuz etkileyebilir.

Yine Dan Ariely Bir araştırmayla bireyin kendi emek harcadığı bir ürüne, bir sürece ya da ulaştığı bir dışarıdan bakan bir göze kıyasla daha fazla değer biçtiğini ispatlıyor.

ÖRN : “Ben bugün işten ayrılsan firma çok büyük zorluk çeker”, “Benim katkılarım bu ekibin motivasyonunu çok pozitif etkiliyor” “Harika oldu bu proje, o kadar saat uykusuz kaldığıma değdi”, “asıl alanım olmamasına ramen gayet iyi bir rapor hazırladım, millet bayılacak”, “Aslında bu maaştan çok daha fazlasını hak ediyorum”

3. Geri bildirimler Neden Başarısız oluyor

4. Psikolojik Savunma Mekanizmaları ile Ortaya Çıkan Direnç.

Baş edemediği yetersizlikler, başarısızlıklar bireyin kendisine saygısını azaltır.

Savunma mekanizmaları birey tarafından hayal kırıklığı yaratacak eleştiriler, iddialar, yargılarla karşılaştığında, kendisine olan saygısının sürmesine yardım eder.  Savunma mekanizmaları, bu tür “olumsuz durumların kişiyi etkilemesine engel olarak, kişinin kendisine saygısının sürmesine yardımcı olur.

Savunma mekanizmaları insanın gereksinimlerinin giderilmesini, içinde bulunduğu duruma katlanmasını sağladığı, bozulan ruhsal dengesini yeniden kurduğu için uyumsal niteliktedir. Bu nedenle savunma mekanizmalarına uyum düzenleri de denebilir.

ÖRN : “Ben zaten bu adaletsiz şirketten ayrılacaktım ki”, “Benim performansına laf edene bak sen”, “Yaptığımız onca pozitif iş hiç önemsenmiyor, iki tane hata yaptık diye yapılan haksızlığa bak sen”

5 . Gülü Seven Dikenine Katlanır Karşınızdakinin Gelişim Alanlarını Aktarırken Güçlü Alanlarını da İşaret Etmenin Gereği (Sandöviç Metodu)

6. Gelişim Alanlarını Bireyin Kendisinin Bulmasına Rehberlik Etmek (kendi Kaderini Tayin Etmesi) KOÇLUK METODU İLE GERİ BİLDİRİM

7. Geri Bildirim Esnasında NOT tutmak bireye ve sürece verdiğimiz değeri gösterir.

8. İknanın psikolojisi (evrensel ikna prensipleri)

Geri bildirim süreçlerini kurgularken İKNA becerinizi kullanmanız avantajınıza olacaktır

Rober Cialdini’nin İKNA prensipleri makalesinin özeti video

Pearson Türkiye işbirliğiyle hazırlanmış Liderliğin Esasları Profesyonel Gelişim Programı, varlığını iş dünyasında sürdüren her profesyonelin yaşam kalitesine katkıda bulunacak şekilde kurgulandı.

İkişer günlük 3 modülden oluşan oturumlar bireyin öz farkındalığını destekleyen kavramlara odaklanarak başlayıp, organizasyonun en tepesinde ihtiyacımız olacak yetkinliklerle odaklanarak bitiyor.

0530 2901244
Selim Geçit Temmuz 2020

Leave Comment